Comment configurer vos tâches pour créer des rapports professionnels sur Fieldwire
Andrew White • Des rapports de construction clairs et concis aident les utilisateurs de Fieldwire à gagner du temps, à communiquer leur progrès et à informer les parties prenantes des travaux. Les rapports peuvent même être préconfigurés et envoyés de façon automatique chaque semaine ou chaque mois pour faire gagner du temps aux personnes en charge des comptes rendus.
Avec le logiciel de suivi de chantier Fieldwire, tous les utilisateurs peuvent partager avec les parties prenantes des rapports d'avancement, des listes de réserves et des comptes rendus de livraison, tout en affichant les tâches spécifiques liées à chaque projet. Découvrez comment configurer vos tâches pour qu'elles contiennent les informations les plus pertinentes que vous souhaitez partager lors de la génération de rapports.
Utiliser les tâches
Avant de commencer à créer des tâches, nous vous suggérons de configurer quelques paramètres sur la version Web de Fieldwire pour organiser et harmoniser les informations que vous souhaitez suivre dans les tâches et vos rapports.
Les catégories sont entièrement personnalisables pour chacun de vos projets. Les catégories vous aident à trier les tâches par discipline, métier, équipe, etc. Elles peuvent être ajoutées tout au long de votre projet en fonction de vos besoins. Néanmoins, il est très utile de créer quelques catégories avant de démarrer votre projet. Par exemple, lors de la planification de vos tâches de liste de réserves, envisagez d'ajouter une catégorie “Contrôles”.
Ajoutez des étiquettes au début de votre projet via la fonction "Gérer les étiquettes" de l'onglet Paramètres. Les étiquettes que vous créez au fur et à mesure sont également enregistrées dans les paramètres. Les catégories peuvent être considérées comme l'attribut principal d'une tâche et les étiquettes comme des filtres de recherche supplémentaires. Utilisez les étiquettes pour identifier et suivre des groupes de tâches liées dans différentes catégories.
Les emplacements permettent d’identifier des zones, des étages et d'autres emplacements de votre site pour une organisation plus précise. Vous pouvez importer plusieurs emplacements depuis les Paramètres. Utilisez les emplacements pour noter où ont lieu les contrôles et suivre le travail terminé dans ces zones.
Utiliser les attributs de tâche
Le statut de la tâche indique sa priorité par rapport aux autres tâches en attente. Il aide à déterminer comment allouer et séquencer la main-d'œuvre sur site. Au fur et à mesure que les tâches se terminent, vos agents de terrain peuvent les faire passer en statut Complété. Le responsable peut ensuite être remplacé par une personne qui doit vérifier le travail. Utilisez les statuts de tâches tout au long de votre projet. Vous pouvez les utiliser comme des filtres dans vos rapports pour documenter la progression des différents groupes de tâches au sein de chaque statut.
Désignez un responsable et des observateurs pour informer les personnes qui travaillent sur la tâche. Les dates de début et de fin sont le principal moyen de définir vos plannings de tâches et de coordonner le travail sur site. Plus vous saisissez d'informations dans les tâches, plus vos rapports seront complets. De même, vos attributs personnalisés vous permettent de mieux trier et présenter vos données dans des rapports personnalisés.
Créer des rapports efficaces
Modèles de rapport
Fieldwire enregistrera chaque rapport que vous créez en tant que modèle afin que vous puissiez le réutiliser. Vous pouvez toujours revenir et modifier ou dupliquer ce modèle. Lors de la création de vos projets vous pouvez également cloner des rapports depuis un projet existant. De plus, vous pouvez utiliser la section “Inclure” du modèle pour choisir le contenu de la tâche que vous souhaitez inclure dans votre rapport (plans, photos, fichiers, vidéos, messages, dates de début et de fin, etc.). Tout le contenu que vous choisissez d'inclure est accessible via des hyperliens que vous pouvez visualiser dans une liseuse de PDF.
Trier des rapports
Les rapports Fieldwire vous permettent de trier et de regrouper les tâches selon les différents attributs de tâche. Le premier attribut que vous choisirez sera le groupe principal dans lequel vos tâches seront triées dans le rapport. Le deuxième attribut sera utilisé pour trier davantage les tâches au sein du premier groupe d'attributs, et le troisième attribut regroupera les tâches similaires au sein des regroupements déterminés par vos deux premiers attributs.
Par exemple, en triant par “date de fin, catégorie et priorité”, dans cet ordre, il génère un rapport dans lequel mes tâches sont répertoriées en premier par ordre de date de fin la plus récente, avec les tâches ayant la même date de fin, puis répertoriées dans des catégories. Dans chaque section de jour et sous-section de catégorie, les tâches sont regroupées par ordre de priorité, avec P1 en premier, P2 en deuxième et P3 en troisième.
En revanche, lorsque je trie un rapport par “priorité, catégorie et date de fin”, dans cet ordre, il génère un rapport dans lequel mes tâches sont répertoriées par ordre de priorité la plus élevée en premier, avec les tâches qui ont la même priorité, puis répertoriées dans des groupes de même catégorie. Dans chaque section prioritaire et sous-section de catégorie, les tâches sont regroupées par ordre de date de fin, la plus récente étant répertoriée en premier.
Assurez-vous que vous et les membres de votre équipe remplissez avec soin ces attributs de tâche afin de pouvoir les utiliser pour générer le rapport que vous souhaitez.
Comment les entreprises utilisent Fieldwire pour les rapports
Le logiciel de suivi de chantier Fieldwire permet à plusieurs clients en Europe et ailleurs de tenir leurs équipes informées de l’avancement des projets avec les rapports. Découvrez ces témoignages de clients qui expliquent comment ils ont efficacement exploité les tâches et les rapports :
- EllisDon - Hôpital Providence Care
- Losinger Marazzi - Les Jardins du Couchant
- TekWorks - Installation du centre de données
Découvrez encore d'autres manières d'utiliser les rapports de Fieldwire dans notre centre d'aide.
