Coronavirus & Construction: Un guide à destination des sous-traitants pour faire avancer les projets

En plus d'assurer la sécurité, la gestion des ressources - les personnes et le temps - est actuellement une priorité absolue dans la construction, en particulier pour les entreprises de sous-traitance comme Encompass AV. Lorsque nous avons contacté le chef de projet d'Encompass AV, Patrick Pfeifer, il a déclaré que son objectif était d'assurer la sécurité de ses équipes sur le terrain tout en trouvant des moyens d'éliminer le gaspillage de main-d'œuvre. Et comme de nombreuses équipes restantes de l'entreprise sont rémunérées, il est important que leur temps soit consacré à faire avancer les projets.

Sur la base de notre conversation avec Patrick, nous avons élaboré ce manuel simple pour les sous-traitants en cours de projets.

1. Donnez un plan à votre équipe avant de les envoyer sur place

Compte tenu du souci de sécurité, tout ce que vous et votre équipe pouvez faire pour coordonner le travail à distance est essentiel. De nombreuses entreprises de construction limitent le nombre de travailleurs qui peuvent être sur place à la fois, et plusieurs sont des quarts de travail décalés ou n'ont que des métiers particuliers sur place à la fois. Cela signifie que les équipes de terrain ont besoin d'un moyen de faire progresser les projets à distance.

Patrick utilise Fieldwire depuis chez lui pour planifier et gérer de manière proactive des projets, minimiser le gaspillage de main-d'œuvre et assurer la sécurité des employés. Voici comment il a décrit le cadre qu'il utilise dans neuf projets essentiels pour minimiser le temps passé sur site et maximiser la productivité une fois que son équipe de terrain est sur le terrain :

« Ce que j'ai pu faire avec Fieldwire, chez moi depuis mon téléphone, c'est assembler mes projets. Je mets en ordre tous mes documents et plans. Je vais ensuite organiser une réunion virtuelle avec mon équipe sur le terrain pour examiner et planifier l'ensemble du projet dans Fieldwire pendant que tout le monde est en sécurité à la maison. Rien n'est en face à face ».

La recette rapide

1. Inscrivez-vous.
2. Accédez à l’écran d’accueil Web et sélectionnez «+ Nouveau projet». Vous serez invité à entrer le nom du projet et vous aurez la possibilité de saisir un code de projet.
3. Téléchargez les feuilles de plan dans l'onglet "Plans" en sélectionnant "+ Nouveau plan". Vous pouvez télécharger des fichiers PDF d'une ou de plusieurs pages et Fieldwire les divisera en plan individuel et nommez-les pour vous.
4. Créez des catégories pour gérer et coordonner le travail. Les catégories sont un «attribut de tâche» qui peut être utilisé pour trier et filtrer le travail à effectuer. En règle générale, les catégories sont des métiers, mais sont entièrement personnalisables.
5. Invitez votre équipe au projet à partir de l'onglet "Equipe".

2. Attribuez des tâches à distance pour garantir la responsabilité et la transparence

La prochaine étape après la construction de votre projet est de déterminer qui sera responsable de quel travail. En expliquant étape par étape comment les travaux seront achevés et par qui, les entreprises de construction peuvent surmonter les obstacles potentiels.

« Nous faisons tout cela dans Fieldwire lors d'une réunion virtuelle. À partir de là, nous planifierons tout le travail à l'aide de tâches. Pourquoi ne pas répondre à toutes les questions dès le départ, afin que lorsque l'équipe de terrain se présente, elle sache exactement quoi faire? Je n'ai pas reçu un coup de téléphone aujourd'hui de l'équipe sur place parce que tout le travail a été si clairement planifié », a déclaré Patrick.

La recette rapide

1. Planifier le travail : Utilisez les tâches et les listes de contrôle afin de planifier à l'avance le travail à faire et le distribuer.
2. Noter : Documentez votre travail avec des documents, des photos ou des fichiers. Envoyez des messages instantanés pour poser des questions en temps réel.
3. Partager : Créer un modèle de rapport pour distribuer du travail aux clients, aux sous-traitants, au maître d'ouvrage ou à n'importe quelle personne.
4. Suivre : Suivre l'avancement des travaux avec des photos et des messages. Utilisez notre système de vérification en deux étapes pour vous assurer que chaque tâche soit complétée.

3. Éliminez le gaspillage de travail en répondant de manière proactive aux demandes d'informations

Une autre cause de gaspillage de main-d’œuvre se produit lorsque des questions sur le terrain n’obtiennent pas de réponse. Les questions sans réponse créent de la confusion, interrompent le travail et finissent par coûter beaucoup d'argent à long terme.

Répondre de manière proactive aux demandes d'information que vous prévoyez d'arriver sur place est un excellent moyen de rendre vos employés plus efficaces et, en fin de compte, de maximiser votre trésorerie. Patrick a dit:

« S'il y a une demande d'information qu'un membre de mon équipe dit que nous devrions envoyer à l'avance, je peux le faire. J'espère que nous pourrons obtenir des réponses aux questions avant même de nous présenter sur place ».

« Pourquoi ne pas répondre à toutes ces questions hors ligne afin que lorsque les équipes de terrain se présentent, elles aient une initiative directe et sachent quoi faire »?

« Mes gars colleront sur une RFI et je taperai toutes les informations nécessaires. Habituellement, ils sont assez bons pour taper les informations. Je vais faire quelques captures d'écran de photos de la région, puis j'enverrai à qui j'ai besoin pour obtenir la réponse - un électricien, un super ou n'importe qui - et copier mes équipes impliquées afin que chaque réponse soit transmise à toute l'équipe ».

La recette rapide

1. Dans l’onglet «Formulaires» de Fieldwire (fonctionnalité commerciale), il existe six formulaires prêts à l'emploi. L'une de ces formes est un modèle de demande d'information. Vous avez la possibilité d'utiliser ce modèle tel quel ou d'utiliser le générateur de formulaire personnalisé pour le personnalisé selon vos besoins.
2. Dans l'onglet « Formulaires », sélectionnez « + Nouveau formulaire », « Demande d'information» et remplissez les informations générales et la question RFI. Astuce: Cela peut aider à accélérer le processus en incluant une réponse suggérée à la question
3. Dans la section des pièces jointes, ajoutez toute documentation et photos de la zone en question pour permettre au cessionnaire d'examiner le problème à distance.
4. En haut du formulaire, sélectionnez le «cessionnaire». Le cessionnaire recevra une notification et pourra examiner la question de la demande. Le statut peut être changé en «En attente» en attendant la réponse du cessionnaire. *Astuce: Si la personne chargée de répondre à la RFI n'est pas un utilisateur Fieldwire, vous pouvez envoyer le formulaire par e-mail à toute personne disposant d'une adresse e-mail valide et copier toute autre personne impliquée *
5. Une fois que le cessionnaire a examiné la question, il peut saisir sa réponse et toute autre information pertinente
6. Une fois que la RFI a reçu une réponse, le statut de la RFI peut être changé en «Clôturé» et peut être envoyé par e-mail à toute personne ayant besoin de ces informations.

Conseil supplémentaire: en plus d'envoyer le formulaire de demande de renseignements dûment rempli, vous pouvez créer un lien hypertexte manuel du formulaire rempli vers l'emplacement de la feuille à partir de l'onglet «Plans».

Si votre équipe dispose d'une autre méthode pour créer une demande d'information, utilisez l'onglet "Fichiers" pour stocker, partager et accéder aux informations demande d'information. Suivez simplement le processus ci-dessous :

1. Dans l'onglet "Fichiers", sélectionnez "+ Nouveau dossier" et nommez "RFI"
2. Sélectionnez la liste déroulante à côté de la demande d'information et sélectionnez «nouveau fichier». Cela vous demandera de charger la demande d'information sur Fieldwire
3. À l'instar des formulaires, vous pouvez créer un lien hypertexte manuel vers les «fichiers» directement aux emplacements des feuilles, ce qui permet à tout le monde d'accéder aux informations nécessaires sur place.

Pour en savoir plus sur Encompass AV et sur la façon dont ils traversent cette période difficile, écoutez notre entretien avec le propriétaire de l'entreprise, Tim Pickett.