Entreprise familiale, DC Electric a ouvert ses portes aux habitants d'Idaho Falls en 1996. Comme vous pouvez probablement l'imaginer, la gestion d'une entreprise il y a vingt ans était un peu différente de ce qu'elle fait aujourd'hui. Les classeurs, les blocs-notes et les stylos étaient des agrafes de bureau, et les entrepreneurs comptaient fortement sur des plans papier pour terminer le travail.
Il est clair que les temps ont changé depuis lors - à tel point que DC Electric est presque entièrement sans papier, ils ne communiquent plus par e-mail sur place et, depuis qu'ils abandonnent les formulaires papier sur le terrain, ils économisent 2 à 3 heures par personne et par jour.
Désormais, tout ce dont DC Electric a besoin sur place est un iPhone et un Fieldwire. Steven Clements, directeur commercial de DC Electric, a confirmé: « Nous sommes à 90% sans papier et espérons être à 100% sans papier d'ici mai de cette année ». Il a ajouté que la dématérialisation ne serait pas possible sans les formulaires personnalisés de Fieldwire.
Passer à la dématérialisation avec les formulaires Fieldwire
« La possibilité d'intégrer des formulaires personnalisés dans Fieldwire nous a permis de nous rapprocher de notre objectif de devenir un bureau entièrement sans papier ». À l'aide du générateur de formulaires personnalisé de Fieldwire, Steven et l'équipe de DC Electric peuvent soit créer des formulaires numériques à partir de zéro, soit personnaliser l'un des six formulaires existants de Fieldwire en fonction de leurs processus actuels - à partir de la même plate-forme qu'ils utilisent déjà pour gérer les plans, les tâches et le poinçonnage. Par exemple, Steven a déclaré: « Fieldwire a pris notre modèle d'offre de projet et l'a transformé en un formulaire personnalisé. De cette façon, nous pouvons suivre toutes nos offres via Fieldwire, ce qui rend notre équipe d'estimation beaucoup plus efficace ».
En plus de réduire le travail chargé, les formulaires personnalisés de Fieldwire ont amélioré les relations avec les parties prenantes de DC Electrics sur divers projets à travers l'État. « Avec les formulaires personnalisés, nous sommes en mesure de fournir une meilleure documentation de projet à nos clients et autres entrepreneurs », a déclaré Steven, ce qui non seulement les satisfait, mais élimine beaucoup de communications inutiles sur les détails du projet.
Économie de 2 à 3 heures par personne et par jour
Avant d'utiliser Fieldwire, DC Electric passait 25% de sa journée à créer manuellement des formulaires et des rapports. « Avant même de pouvoir démarrer un projet, j’aurais besoin de taper manuellement un manuel de projet; je n'ai jamais eu l'impression qu'il y avait assez de temps pour cela », a déclaré Steven. « Ensuite, pendant le projet, l'équipe de terrain a dû remplir des fiches de description de travail quotidiennes - ou des rapports quotidiens - et les soumettre au chef de bureau qui a ensuite dû télécharger les rapports sur un ordinateur pour terminer l'ensemble du processus. Cela prenait beaucoup de temps ».
Désormais, en utilisant l'application Fieldwire, ce processus prend quelques minutes. Les entrepreneurs sur le terrain peuvent enregistrer instantanément rapports quotidiens, détails du site, conditions météorologiques, retards programmés, matériaux utilisés - depuis n'importe quel mobile appareil. Once the report is submitted from the field, the office manager is notified in real-time and can approve the form in the click of a button. En conséquence, Steven a déclaré :
Augmentation de la transparence pour une meilleure collaboration
En plus des gains d'efficacité, DC Electric a augmenté la transparence dans toute l'entreprise. Selon Steven, « Le bureau est plus impliqué dans les projets maintenant. Ils savent ce qui se passe sur le terrain sans y être réellement et peuvent répondre aux questions plus rapidement ». Pour Steven, en particulier, qui passe la plupart de son temps au bureau, la possibilité de collaborer sur des plans de n'importe où, à tout moment, a été un énorme gain de temps. « Si je suis au bureau et que j'ai un homme sur le terrain, nous pouvons mettre à l'échelle un ensemble de dessins ensemble même si je suis à des endroits différents. Cela augmente la productivité d'une manière que je n'avais jamais imaginée ».
Construire la prochaine génération d'électriciens
La capacité de Fieldwire à connecter des équipes de construction dispersées a permis à DC Electric de se débarrasser des e-mails sur le terrain. « Nous n'utilisons plus le courrier électronique pour communiquer entre le bureau et le terrain; c'est maintenant fait dans l'application Fieldwire ». Bien que ce soit un concept intimidant pour certains, la communication via une application mobile est venue facilement pour les jeunes travailleurs de DC Electric. Selon Steven, « Les gars de l'école qui suivent un programme d'apprentissage avec nous ont choisi Fieldwire si rapidement. Pour eux, c’est comme un jeu sur leur téléphone ».
Tout le monde chez DC Electric - des plus jeunes sur le terrain aux plus âgés du bureau - utilise Fieldwire avec facilité et confiance. En conséquence, Steven a déclaré: « Je recommande toujours Fieldwire aux autres entrepreneurs de la région. Il n’existe vraiment aucun autre logiciel comme celui-ci ».
