TekWorks – Installation av datacenter
Efterfrågan på tekniska lösningar har ökat inom många olika branscher under de senaste decennierna. TekWorks, ett ledande företag i södra Kalifornien inom tekniska installationer, har hjälpt till att ta ledningen när det gäller skräddarsytt datacenter, nätverkskablar, AV och fiberoptiska tjänster. Sedan 1995 har TekWorks genom att förbättra nätverksinfrastrukturen för stora och små företag inom en rad olika branscher fått ett allt bättre rykte inom sitt område och tjänar över 50 miljoner dollar i projekt varje år.
Viktiga fakta
- Företagstyp: Underentreprenör
- Specialiserade på teknisk installation
Användningsfall
- Samordning på byggarbetsplatsen
- Anmärkningslistor
- Inspektioner av byggherre
Uppföljning av anmärkningslistor
Med en mängd olika jobb som pågår samtidigt måste TekWorks hålla effektiviteten på topp för att framgångsrikt kunna tillhandahålla sina förstklassiga tjänster. Av de 400 projekt som företaget tar sig an varje år hanterar Wayne VanDell, projektchef hos TekWorks, hundratals projekt och ansvarar för cirka 30 tekniker. Han har arbetat för TekWorks i över ett decennium och har en särskild förmåga att hålla deras arbete på uppåtgående, mycket tack vare den hjälp som Fieldwire ger hans team.
"En av de största fördelarna med Fieldwire är att vi kan följa upp anmärkningslistorna i våra telefoner", säger VanDell. "Så om vi har en tekniker i en viss del av staden, eller om vi måste skicka någon på plats, behöver vi inte ett komplett personligt möte för att lösa problemen. De behöver inte lära sig några instruktioner utantill eller skapa en invecklad lista med steg för att felsöka allt.
"Det var så vi brukade göra. Vi hade alla anmärkningslistor och dokument i en pärm som vara inlåst i en låda på projektplatsen, så man var tvungen att träffas varje gång för att hantera alla situationer. Nu med Fieldwire finns all information i våra telefoner."
Hantering av anmärkningslistor är en av Fieldwires viktigaste egenskaper, och möjligheten att följa upp varje problem som dyker upp i ett visst projekt gör att VanDells team kan ta itu med brister snabbare. Varje uppgift på en anmärkningslistan finns och spåras i Fieldwires uppgiftshantering system, och appen ger tidsstämplar och en fullständig kronologisk registrering av varje uppgiftsuppdatering, vilket innebär att det aldrig råder någon förvirring om hur varje objekt utvecklas.
"Det har besparat oss massor av bekymmer och problem med att försöka få personer att komma överens", säger VanDell. "Det är förvånansvärt hur mycket arbete det kan ta att koppla flera användare till flera uppgifter i ett projekt. Förr var vi tvungna att träffa olika personer både på och utanför byggarbetsplatsen för att gå igenom alla våra förväntningar på att slutföra olika uppgifter. Nu behöver vi bara lägga in de här uppgifterna i Fieldwire på en samling planritningar med anteckningar och foton, så kan en tekniker bara komma till byggarbetsplatsen, öppna appen på sin telefon eller iPad och göra korrigeringarna, som vi sedan får meddelande om i realtid."
Att placera objekt direkt till ritningar ser till att TekWorks användare vet exakt var de ska hitta varje jobb på byggarbetsplatsen, och aviseringssystemet om uppdateringar av uppgifter utlöses varje gång nytt innehåll läggs till eller ändras i en uppgift. Det gör att känsliga arbetsmoment som installation av nätverkskablar eller LED-belysning går mycket smidigare med mindre omarbetning och snabba varningar om nya händelser. De kommer också väl till pass när projektets omfattning utökas och det tillkommer ytterligare arbetsuppgifter.
"Vi använder Fieldwire främst för anmärkningslistor, men även för ÄTA", säger VanDell. "Så om en kund vill lägga till ytterligare fem kablar kan våra arbetsledare lägga till dessa nya platser på planritningarna som ÄTA-anteckningar. Det innebär att våra tekniker ute på byggarbetsplatsen omedelbart vet var ändringarna behöver göras."
Att använda byggappen gör inte bara vardagen enklare för TekWorks-teamet. Fieldwire gynnar också de kunder som ansluter sig till dem på appen, så att de när som helst kan kontrollera statusen för varje uppgift. I stället för att behöva kontakta medarbetarna direkt kan deras kunder hålla sig uppdaterade om hur projektet fortskrider och dela med sig av informationen till sina egna kollegor. På så sätt hålls alla informerade samtidigt som det frigör tid för båda parter eftersom de inte längre behöver ordna med personliga möten.
"Kunderna kan logga in på Fieldwire och i realtid se statusen för uppgifterna på en anmärkningslista för deras projekt", säger VanDell. "Och eftersom uppgifterna är uppdelade per våning och vi följer upp flera olika branschkategorier har kunderna direkt tillgång till den specifika informationen. Det hjälper dem när de ska rapportera till sina ledningsgrupper eftersom de kan dela med sig av de senaste uppdateringarna, eftersom våra kunder gör ganska regelbundna genomgångar."
Ett nytt sätt att hålla kontakten
Wayne VanDell och TekWorks såg den stora potentialen i att förbättra samarbetet mellan sina anställda när de började använda Fieldwire. Eftersom all projektdata delas snabbt och öppet i appen blev den en viktig del i arbetet med att konfigurera och hantera alla deras projekt framöver.
"Vi har faktiskt infört Fieldwire som en huvudprocess för att sätta igång nya projekt", säger VanDell. "Så varje enskilt jobb som vi tar måste matas in i Fieldwire för att kunna följas upp. Vi laddar upp alla relevanta dokument, planritningar, tidsplaner och förslaget för hela projektet."
Genom att samla all viktig information om varje projekt i appen kan VanDell och hans medarbetare alltid ha med sig allt de kan behöva kontrollera. Allt som behövs är att ta fram sina smarttelefoner eller surfplattor, eller logga in på en bärbar dator för att komma åt alla artiklar i Fieldwire när det behövs.
"Fieldwire gör att vi kan följa upp allt", säger VanDell. "Vi ser allt när det händer. Jag behöver inte gå tillbaka till anteckningsblock, pärmar, e-postmeddelanden eller kalkylblad. Mobilappen visar mig allt vi behöver ta itu med. Allt är ganska enkelt, så man vet precis vad som ska göras."
Det bästa av allt är att VanDells personal nu inte längre behöver leta upp varandra för att vidarebefordra viktiga detaljer. Alla tekniker kan klara sig själva och arbeta relativt fritt när de har fått sina arbetsuppgifter beskrivna. Detta är särskilt viktigt när det gäller att få med sig de medarbetare som inte är de mest tekniskt kunniga.
"Byggfolk bryr sig inte alltid så mycket om teknik. Men när de ser fördelarna med Fieldwire, och att de inte behöver bära runt på 26 anteckningsblock eftersom de kan ha allt i en telefon, så gör det verkligen skillnad", säger VanDell. "Jag tror att den största behållningen för dem var att de slapp arrangera möten med andra tekniker som behöver hjälpa till på plats. De slipper gå igenom 300 olika uppgifter med dem. Allt de behöver göra är att öppna Fieldwire, visa vad de ska göra och sedan bara låta dem ta itu med uppgifterna.
"När jag visade de här fördelarna för mitt team insåg de att den här programvaran är ett mycket användbart verktyg, inte ett irritationsmoment. Fieldwire gör livet enklare, och den vetskapen hjälpte dem att få upp ögonen för appen ganska snabbt eftersom de visste att den var värd att investera tid i."
Bättre resultat, varaktiga partnerskap
Det förbättrade organisationssystemet som Fieldwire erbjuder hjälpte TekWorks att sluta använda den gamla metoden och de klumpiga system som tidigare fungerade dåligt. Nu behöver VanDell och hans medarbetare inte längre förlita sig på repetitiva e-posttrådar eller otympliga dokument för att hålla koll på sina projekt. De har återfått en hel del bortkastad tid och möda.
"Innan Fieldwire hanterade vi anmärkningsgenomgångar via e-post", säger VanDell. "Vi var tvungna att mata in observationer i ett Excel kalkylblad och mejla det till alla, men alla har inte en bärbar dator. De flesta tekniker använder bara sina telefoner, och det är svårt att visa kalkylblad på telefoner. Så de behövde gå igenom sina e-postmeddelanden innan de åkte till arbetsplatsen, och när man får 50 e-postmeddelanden per dag blir det för mycket. Det ledde till att jag missade en hel del saker. Projektadministration kännetecknas av ständiga uppföljningar, och det fina med Fieldwire är att det minskar allt detta till bokstavligen ett musklick. Jag älskar att använda appen för att hålla koll på allt i projektet. Vi behöver inte oroa oss för några av de tidigare problemen."
Det här effektiva arbetssättet gör också stor skillnad för deras kunder, som regelbundet besöker projektplatser för att göra sina egna observationer och ge feedback. Fieldwire gör det möjligt för dem att dela denna input med VanDell i farten, och vice versa, vilket avsevärt förbättrar arbetsrelationen mellan TekWorks och deras kunder.
"Tidigare fick vi långa listor som kunderna skickade som sa: "Hej, jag har precis gjort en genomgång. Hur ser det ut med alla uppgifter som ska göras?" Med Fieldwire håller vi nu varje anmärkning uppdaterad under arbetets gång, och eftersom kunden vet att allt loggas i realtid i appen blir det en trygghet för dem. De vet att uppgifterna har dokumenterats och att det finns en faktisk väg till slutförande, vilket skapar en känsla av lugn och förtroende hos kunderna."
På rätt spår
TekWorks fortsätter att väcka uppmärksamhet och göra ett bra jobb tack vare deras beprövade skicklighet och deras förtroende för det stöd som Fieldwire ger deras projekt. Det engagemang som Wayne VanDell och hans team har för att upprätthålla höga standarder och skapa varaktiga kundrelationer är lika stadigt som deras tjänster, vilket garanterar att TekWorks kommer att fortsätta att utöka sin närvaro år efter år. När allt kommer omkring är vägen till framgång mycket lättare att gå när alla hinder har röjts ur vägen.
"Fieldwire är ett utmärkt verktyg som hjälper oss att bli mer effektiva, och våra kunder känner sig trygga i vetskapen om att veta att allt blir gjort på rätt sätt. Det minskar stressen för alla inblandade."
